どうも、トミー・ウッズです。
今日はMicrosoftが提供しているOneDriveについて、調べてみました。
・OneDriveのMicrosoftページ
目次
・OneDriveとは
・使い方
・ファイルの状態
・OneDriveの使いどころ
・会社での利用
・注意事項
OneDriveとは
OneDriveとは簡単に書くと、クラウド上にファイルをバックアップ（注意事項1.参照）できるサービスです。Windows10,11では最初からインストールされていてすぐに使うことができます。
一定の容量までは無料で利用することができます。
※2023年9月の時点で、5Gまで無料です。
バックアップされるファイルは自分のPCのOneDriveのフォルダだけです。自分のPCのすべてのファイルがバックアップされるわけではありませんのでご注意を。
OneDriveは個人用と法人用がありますが、当記事では個人用について、記載します。
使い方
１．Microsoftアカウントの取得
２．ファイルの保存
３．別のPCやスマホからファイルの確認
以下、Microsoft公式の手順です。
１．Microsoftアカウントの取得
利用する前にMicrosoftのアカウントを登録する必要があります。以下のMicrosoft公式サイトを参考にアカウントを作成します。
Microsoft アカウントを取得しよう - OneDrive 使い方ガイド - 楽しもう Office
２．ファイルの保存
以下を参考に、ファイルを保存してみましょう。
PC でデータを保存してみよう - OneDrive 使い方ガイド - 楽しもう Office
３．別のPCやスマホからファイルの確認
保存したファイルは別のPCやスマートフォンから確認することができます。
OneDrive に保存した写真を別の PC やスマートフォンから見よう - OneDrive 使い方ガイド - 楽しもう Office
ファイルの状態（可用性の状態と表示されます）
ファイルの状態には３種類あります。
オンライン時に使用可能
このデバイスで使用可能
このデバイスで常に使用可能
この状態はファイルにカーソルを当てると表示されます。
これらの状態の説明はMicrosoftのOneDriveサイトに記載されています。
OneDrive アイコンの意味は? - Microsoft サポート
以下、上記サイトから抜粋して説明します。
オンライン時に使用可能
OneDrive アイコンの意味は? - Microsoft サポートから引用
OneDrive ファイルまたはフォルダーの横にある青いクラウド アイコンは、ファイルがオンラインでのみ使用できることを示します。 オンラインのみのファイルは、コンピューターの容量を占有しません。
デバイスがインターネットに接続されていない場合は、オンラインのみのファイルを開くことはできません。 OneDrive Files On-Demand の詳細を確認する
フォルダには表示されているけど、パソコンにファイルがあるわけではないよって言っていますね。このファイルを初めてパソコンで開くと、ダウンロードされて編集できるようになるようです。ですので、インターネットに繋がっていないと、ダウンロードできないから、ファイルの編集はできないよっていうことですね。
で、インターネットに繋がっていて、ファイルと開くと、次の「このデバイスで使用可能」の状態になります。
このデバイスで使用可能
OneDrive アイコンの意味は? - Microsoft サポートから引用
オンライン専用ファイルを開くと、デバイスにダウンロードされ、 ローカルで使用可能 なファイルになります。 インターネットにアクセスしなくても、ローカルで利用可能なファイルをいつでも開くことができます。
より多くの容量が必要になった場合は、ファイルをオンラインのみに戻すことができます。 ファイルを右クリックし、[空き領域を増やす] を選択するだけです。
OneDrive Files On-Demand の詳細を確認する
クラウドのOneDriveからファイルがダウンロードされて、パソコンに保存されている状態です。要は、通常のファイルと変わりありません。
このデバイスで常に使用可能
OneDrive アイコンの意味は? - Microsoft サポートから引用
"このデバイスを常に保持する" としてマークしたファイルには、緑色の円と白いチェック マークが付きます。
これらの常に利用できるファイルはデバイスにダウンロードされ、容量を占有しますが、オフラインの場合でも常にそこに存在します。
OneDrive Files On-Demand の詳細を確認する
これを読むと、「このデバイスで使用可能」との違いがわかりませんでしたので、いろいろ試してみました。
「このデバイスで使用可能」と「このデバイスで常に使用可能」の違い
LANケーブルを抜いたとき
インターネットに繋がっていない場合
・「このデバイスで使用可能」と「このデバイスで常に使用可能」のどちらのファイルもファイルエクスプローラに表示されました。
・「このデバイスで使用可能」と「このデバイスで常に使用可能」のどちらのファイルも開いて編集、保存ができました。
違いが見当たりません。。。
ブラウザでOneDriveにログインし、ファイルを削除してみる
・ブラウザでOneDriveを開いて、ファイルの削除をしてみました。「このデバイスで使用可能」と「このデバイスで常に使用可能」のどちらのファイルもパソコンのファイルエクスプローラから削除されました。
違いがわかりません。。。
結論
調べてみた結果、こちらの記事が参考になりました。
「OneDrive」に待望の“ファイル オンデマンド”が ～セキュリティの強化も見逃せない - Windows 10 Fall Creators Updateの新機能をおさらい - 窓の杜
上記サイトから引用
“ローカルで利用可能なファイル”と“常に利用可能なファイル”の差は少しわかりにくいが、フォルダーを例に考えると違いは顕著だ。たとえば、他の端末から［このデバイス上で常に保持する］を無効化したフォルダーへファイルを作成すると、手元の端末には実体のない“オンラインのみのファイル”が現れる。ファイルを開こうとすると自動同期が始まり、“ローカルで利用可能なファイル”となる。一方、有効化したフォルダーへファイルを作成すると、手元の端末にもファイルの実体（ローカルで利用可能なファイル）が自動で同期される。“このフォルダーのファイルは常に実体で持っておきたい”といった場合に有効化するのがお勧めだ。
フォルダを「このデバイスで常に使用可能」にしておくと、他のパソコンで作成したファイルが自動的に手元のパソコンに保存されるのですね。この状態でパソコンをもって外出したときに、ネットにつながらない環境でもファイルの編集ができるのですね。
一方、フォルダを「このデバイスで常に使用可能」にしていなかった場合、他のパソコンで作成したファイルは自動的には手元のパソコンに保存されないので、この状態でパソコンをもって外出すると、ネットにつながらない環境ではファイルが編集できないのですね。（実体がないので）
OneDriveの使いどころ
・個人のバックアップ目的で使うとかなり便利
「別のドライブにファイルをコピーしてバックアップ」なんてことがいらなくなり、
自動的にクラウドに同期されるので、楽ですね。バックアップの取り忘れがない。
・パソコンを2台持ちの場合、自動的にパソコン2台のファイルが同期される
私は、デスクトップとノートPCを1台ずつ持っています。普段は机に向かって、デスクトップで作業をしているのですが、たまに、居間のテーブルにノートPCを置いてだらっと作業するときがあります。自動で同期されているので、すごい便利です。
会社での利用（OneDrive 個人用クラウド ストレージ）
・本記事で対象としている「OneDrive 個人用クラウド ストレージ」に限って言えば、会社で重要なファイルをバックアップする目的には向かいないなぁと感じました。まぁ、個人用クラウドストレージと言っているくらいだから、あたりまえなんですけどね。
理由としては
・重要なバックアップは自分個人だけではなく、相応の権限がある他の人もアクセスできる必要がある。
→ となると、ファイルの共有が必要となる。このとき、
※ファイルを共有するときに、メールアドレスを入力する必要がある
という状況に直面します。このときに、メールアドレスを間違って入力するリスクがあって、間違って社外の人のメールアドレスを入力した日には、恐ろしいダメージが待っています。
・重要なファイルのバックアップには向きませんが、個人的に資料を作成して、だれにも共有しないからOneDriveに保存しておこう とかはありだと思います。
（会社のセキュリティ規則に沿ってくださいね）
※調べていませんが、Microsoftは法人向けサービスも手掛けているので、上の課題はその中で解決されるのだと思います。社員のメールアドレスしか選択できないとか。
注意事項
1.厳密にいうとバックアップとは異なる
昔は外付けのハードディスクにファイルをコピーしてバックアップを取っていたと思います。このとき、バックアップ元のファイルと、バックアップ先のファイルは異なります。あくまでも複製が外付けハードディスクに存在します。
しかし、OneDriveでは手元のパソコンのファイルと、クラウドに存在するファイルは同期されています。
何が違うかというと、外付けハードディスクのファイルを削除しても、元のファイルは残ったままです。
しかし、OneDriveではWEBのOneDriveでファイルを削除すると、手元のパソコンのファイルも削除されます。
今日は、かなり長くなってしまいました。
すみませんが、うまく説明できている自信がまったくありません。
わからないところがありましたら、コメントください。
最後に、このOneDriveですが、個人用は無償で利用できるというのは、すごいことだと思います。バックアップに悩まなくてよいので、助かります。
世の中、どんどん便利になっていきますね。
では、みなさんが便利に作業できますように。
では～。
